EUDR Sorgfaltspflicht: Die vier Schritte der Due Diligence
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EUDR Sorgfaltspflicht: Die vier Schritte der Due Diligence
Zusammenfassung: Die EUDR Sorgfaltspflicht ist das zentrale Instrument der EU-Entwaldungsverordnung (EU) 2023/1115. Bevor ein betroffenes Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder exportiert werden darf, müssen Unternehmen vier Schritte durchlaufen: Informationssammlung, Risikobewertung, Risikominderung und Sorgfaltserklärung. Dieser Artikel erklärt jeden Schritt im Detail — mit den relevanten Artikelverweisen, Pflichten und praktischen Hinweisen.
Die EU-Entwaldungsverordnung verlangt von Unternehmen mehr als eine bloße Selbstauskunft. Wer Rohstoffe wie Kaffee, Kakao, Soja oder Holz in der EU in Verkehr bringt, muss aktiv nachweisen, dass diese Produkte entwaldungsfrei und legal erzeugt wurden. Das Instrument dafür ist die EUDR Sorgfaltspflicht — ein systematischer Prüfprozess, den Artikel 8 der Verordnung (EU) 2023/1115 vorschreibt.
Die Sorgfaltspflicht ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein wiederkehrender Prozess für jede Lieferung betroffener Waren. Unternehmen müssen ein Sorgfaltspflichtsystem (Due Diligence System) einrichten und dauerhaft betreiben. Wie die EUDR insgesamt funktioniert, erläutert der Grundlagenartikel Was ist die EUDR?. Die relevanten Fristen und Stichtage bestimmen, ab wann die Pflichten gelten.
Überblick: Die vier Schritte der EUDR Due Diligence
Die Sorgfaltspflicht nach der EUDR gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Schritte. Jeder Schritt hat eine eigene Rechtsgrundlage in der Verordnung.
| Schritt | Bezeichnung | Rechtsgrundlage | Kernaufgabe |
|---|---|---|---|
| 1 | Informationssammlung | Art. 9 | Daten zu Produkt, Herkunft und Erzeugung erheben |
| 2 | Risikobewertung | Art. 10 | Entwaldungs- und Legalitätsrisiko bewerten |
| 3 | Risikominderung | Art. 11 | Bei nicht vernachlässigbarem Risiko Maßnahmen ergreifen |
| 4 | Sorgfaltserklärung | Art. 4 | Rechtsverbindliche Erklärung im EU-Informationssystem abgeben |
Ein Unternehmen darf ein Produkt erst dann auf dem EU-Markt bereitstellen, wenn alle vier Schritte abgeschlossen sind und das Risiko als vernachlässigbar eingestuft wurde. Dieses Prinzip verankert Art. 3 der Verordnung.
Wer muss die Sorgfaltspflicht erfüllen?
Die EUDR unterscheidet zwei Rollen, die unterschiedliche Pflichten tragen:
Marktteilnehmer (Operators)
Marktteilnehmer sind Unternehmen, die betroffene Produkte erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringen oder aus der EU exportieren (Art. 2 Abs. 15). Sie tragen die volle Sorgfaltspflicht nach Art. 8 — also alle vier Schritte. Typische Beispiele: Importeure, Verarbeiter und Exporteure.
Händler (Traders)
Händler sind Unternehmen, die betroffene Produkte in der Lieferkette weiterverkaufen, ohne sie erstmals in Verkehr zu bringen (Art. 2 Abs. 16). Für große Händler gelten dieselben Pflichten wie für Marktteilnehmer.
KMU-Händler profitieren gemäß Art. 4 Abs. 8 von vereinfachten Pflichten: Sie müssen keine eigene Risikobewertung durchführen, sondern können sich auf die Sorgfaltserklärung des vorgelagerten Marktteilnehmers stützen. Sie müssen jedoch die Referenznummer dieser Erklärung aufbewahren und an ihre Kunden weitergeben.
Ob Ihr Unternehmen als Marktteilnehmer oder Händler gilt, erfahren Sie im Beitrag Welche Unternehmen sind von der EUDR betroffen?.
Schritt 1: Informationssammlung (Art. 9)
Der erste Schritt der EUDR Sorgfaltspflicht bildet das Fundament für alle weiteren Prüfungen. Unternehmen müssen für jede Lieferung betroffener Rohstoffe oder Produkte umfassende Daten erheben. Art. 9 Abs. 1 listet die erforderlichen Informationen im Detail auf.
Welche Daten müssen erhoben werden?
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Datenpunkte zusammen:
| Datenkategorie | Details | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Produktbeschreibung | Handelsname, vollständige Beschreibung, HS-Code gemäß Anhang II | Art. 9 Abs. 1 lit. a |
| Menge | Nettomasse und ggf. Volumen | Art. 9 Abs. 1 lit. b |
| Herkunftsland | Land der Erzeugung | Art. 9 Abs. 1 lit. c |
| Erzeuger/Lieferant | Name, Anschrift und Kontaktdaten der Erzeuger | Art. 9 Abs. 1 lit. d-e |
| Geolokalisierung | GPS-Koordinaten oder Polygon der Erzeugungsfläche | Art. 9 Abs. 1 lit. f, Art. 2 Abs. 28 |
| Entwaldungsfreiheit | Nachweis, dass nach dem 31.12.2020 keine Entwaldung stattfand | Art. 9 Abs. 1 lit. g |
| Legalitätsnachweis | Einhaltung der Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes | Art. 9 Abs. 1 lit. h |
Geolokalisierung: GPS-Punkt oder Polygon
Die Geolokalisierungspflicht ist ein zentrales Element der Informationssammlung. Art. 2 Abs. 28 unterscheidet zwei Fälle:
- Flächen ≤ 4 Hektar: Ein einzelner GPS-Punkt (Breiten- und Längengrad) genügt.
- Flächen > 4 Hektar: Die gesamte Erzeugungsfläche muss als Polygon erfasst werden — ein geschlossener Linienzug, der die Grenzen der Fläche abbildet.
Das vorgeschriebene Datenformat ist GeoJSON nach RFC 7946 mit mindestens sechs Dezimalstellen. Für viele Unternehmen ist die Beschaffung dieser Geodaten von ihren Lieferanten die größte operative Herausforderung. Ausführliche Informationen zu den Geolokalisierungsanforderungen finden Sie im Beitrag EUDR Geolokalisierung: GPS-Pflicht für Erzeugungsflächen.
Eine vertiefte Anleitung zur Datenerhebung bietet der Beitrag EUDR-Informationssammlung: Welche Daten Sie erheben müssen.
Schritt 2: Risikobewertung (Art. 10)
Auf Basis der gesammelten Informationen bewertet das Unternehmen das Risiko, dass die Produkte nicht den EUDR-Anforderungen entsprechen. Art. 10 Abs. 2 nennt konkrete Kriterien, die bei der Bewertung zu berücksichtigen sind.
Bewertungskriterien im Detail
- Länderbenchmarking: Die EU-Kommission stuft Herkunftsländer in drei Risikokategorien ein — hohes, normales oder niedriges Risiko (Art. 29). Bis zur Veröffentlichung des Benchmarkings gelten alle Länder als Standardrisiko.
- Waldbedeckung im Erzeugungsgebiet: Liegt die Fläche in einer Region mit hohem Waldbestand oder bekannter Entwaldungsaktivität?
- Verlässlichkeit der Lieferanteninformationen: Sind die übermittelten Daten vollständig, konsistent und überprüfbar?
- Komplexität der Lieferkette: Je mehr Zwischenhändler beteiligt sind, desto schwieriger wird die Rückverfolgbarkeit — und desto höher das Risiko.
- Risiko der Vermischung: Besteht die Gefahr, dass konforme und nicht-konforme Rohstoffe gemischt werden?
- Informationen Dritter: Erkenntnisse von NGOs, Medienberichten oder wissenschaftlichen Studien zu Entwaldung in der Region.
Ergebnis: Vernachlässigbar oder nicht?
Die Risikobewertung mündet in eine von zwei Einstufungen:
- Vernachlässigbares Risiko: Das Unternehmen kann direkt zur Sorgfaltserklärung (Schritt 4) übergehen.
- Nicht vernachlässigbares Risiko: Das Unternehmen muss zunächst Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen (Schritt 3), bevor das Produkt in Verkehr gebracht werden darf.
Eine ausführliche Anleitung zur Durchführung der Risikobewertung finden Sie im Beitrag EUDR Risikobewertung: So bewerten Sie das Entwaldungsrisiko.
Schritt 3: Risikominderung (Art. 11)
Kommt die Risikobewertung zu dem Ergebnis, dass das Risiko nicht vernachlässigbar ist, schreibt Art. 11 vor, dass das Unternehmen angemessene und verhältnismäßige Maßnahmen ergreift, um das Risiko zu senken.
Maßnahmen zur Risikominderung
Art. 11 Abs. 1 nennt unter anderem folgende Optionen:
- Zusätzliche Dokumentation anfordern: Erweiterte Nachweise vom Lieferanten oder Erzeuger einholen — etwa Landnutzungsgenehmigungen, Satellitenbilder oder Zertifikate.
- Unabhängige Audits durchführen: Vor-Ort-Prüfungen oder Drittprüfungen durch unabhängige Auditoren beauftragen.
- Satellitenbildanalyse nutzen: Fernerkundungsdaten einsetzen, um Veränderungen der Waldbedeckung auf der Erzeugungsfläche seit dem Stichtag 31. Dezember 2020 zu prüfen.
- Lieferkette anpassen: Lieferanten austauschen oder zusätzliche Rückverfolgbarkeitssysteme implementieren, wenn die bestehende Kette keine ausreichende Transparenz bietet.
Wann darf das Produkt in Verkehr gebracht werden?
Das Produkt darf erst dann auf den EU-Markt gelangen, wenn die ergriffenen Maßnahmen das Risiko auf ein vernachlässigbares Niveau gesenkt haben. Gelingt dies nicht, muss das Unternehmen auf das Inverkehrbringen verzichten.
Dieser Mechanismus stellt sicher, dass die EUDR-Sorgfaltspflicht kein reines Abhaken von Checklisten ist, sondern ein ergebnisorientierter Prozess: Nur Produkte mit nachweisbar geringem Entwaldungsrisiko erreichen den EU-Markt. Vertiefende Informationen bietet der Beitrag EUDR Risikominderung: Maßnahmen bei erhöhtem Risiko.
Schritt 4: Sorgfaltserklärung (Art. 4)
Der letzte Schritt der EUDR Due Diligence ist die Abgabe einer Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement). Diese Erklärung bestätigt, dass das Unternehmen die Sorgfaltspflicht vollständig durchlaufen hat und das Risiko als vernachlässigbar eingestuft wurde.
Merkmale der Sorgfaltserklärung
- Rechtsverbindlich: Die Erklärung ist eine verbindliche Aussage des Unternehmens. Falsche oder unvollständige Angaben können zu Sanktionen führen — einschließlich Bußgeldern von bis zu 4 % des EU-Jahresumsatzes (Art. 25).
- Vor dem Inverkehrbringen: Die Erklärung muss abgegeben werden, bevor das Produkt auf dem EU-Markt bereitgestellt oder aus der EU exportiert wird.
- Über das EU-Informationssystem: Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die zentrale Plattform gemäß Art. 33.
- Referenznummer: Jede Erklärung erhält eine eindeutige Referenznummer, die das Produkt durch die gesamte Lieferkette begleiten muss. Nachfolgende Akteure in der Lieferkette müssen diese Nummer aufbewahren und weitergeben.
Inhalt der Sorgfaltserklärung
Die Erklärung enthält unter anderem die Produktbeschreibung, die Menge, die Geolokalisierungsdaten, Angaben zum Erzeuger und die Bestätigung, dass die Sorgfaltspflicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Eine detaillierte Anleitung zum Ausfüllen finden Sie im Beitrag EUDR Sorgfaltserklärung ausfüllen: Schritt für Schritt.
Grundlegende Informationen zur Sorgfaltserklärung und ihrer Bedeutung erläutert der Beitrag EUDR Sorgfaltserklärung.
Dokumentation und Aufbewahrung (Art. 12)
Die EUDR verlangt, dass Unternehmen sämtliche Unterlagen ihrer Sorgfaltspflicht mindestens fünf Jahre aufbewahren (Art. 12 Abs. 1). Das umfasst:
- Alle gesammelten Informationen (Schritt 1)
- Die Dokumentation der Risikobewertung und deren Ergebnis (Schritt 2)
- Die ergriffenen Risikominderungsmaßnahmen (Schritt 3)
- Die abgegebene Sorgfaltserklärung einschließlich Referenznummer (Schritt 4)
Diese Unterlagen müssen den zuständigen Behörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Die fünfjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum des Inverkehrbringens oder Exports.
Zusätzlich müssen Unternehmen ihr Sorgfaltspflichtsystem jährlich überprüfen und bei Bedarf aktualisieren (Art. 12 Abs. 2). Das betrifft sowohl die internen Verfahren als auch die Risikobewertungskriterien.
Unterschiede: Marktteilnehmer vs. KMU-Händler
Die Pflichten unterscheiden sich je nach Rolle und Unternehmensgröße. Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen Unterschiede:
| Pflicht | Marktteilnehmer & große Händler | KMU-Händler (Art. 4 Abs. 8) |
|---|---|---|
| Informationssammlung | Vollständig gemäß Art. 9 | Referenznummer der Sorgfaltserklärung aufbewahren |
| Risikobewertung | Vollständig gemäß Art. 10 | Nicht erforderlich |
| Risikominderung | Vollständig gemäß Art. 11 | Nicht erforderlich |
| Sorgfaltserklärung | Eigene Erklärung über EU-Informationssystem | Stützung auf vorgelagerte Erklärung |
| Dokumentation | 5 Jahre (Art. 12) | 5 Jahre (Art. 12) |
Die vereinfachten Pflichten für KMU-Händler setzen voraus, dass ein vorgelagerter Marktteilnehmer bereits eine gültige Sorgfaltserklärung abgegeben hat. KMU-Händler müssen zudem in der Lage sein, die Referenznummer auf Anfrage den Behörden vorzulegen. Ausführliche Informationen zur Händlerrolle finden Sie im Beitrag EUDR Sorgfaltspflicht für Händler.
Prozessablauf: Von der Lieferung zur Sorgfaltserklärung
Der gesamte Due-Diligence-Prozess lässt sich als sequenzieller Ablauf darstellen:
- Lieferung angekündigt → Unternehmen startet die Sorgfaltspflicht
- Informationssammlung → Daten von Lieferanten und Erzeugern einholen
- Risikobewertung → Entwaldungs- und Legalitätsrisiko prüfen
- Risiko vernachlässigbar?
- Ja → Weiter zu Schritt 5
- Nein → Risikominderungsmaßnahmen ergreifen → Erneute Bewertung
- Sorgfaltserklärung → Erklärung über EU-Informationssystem abgeben
- Inverkehrbringen → Produkt darf auf den EU-Markt
- Dokumentation archivieren → Alle Unterlagen 5 Jahre aufbewahren
Dieser Ablauf wiederholt sich für jede Lieferung betroffener Waren. Bei wiederkehrenden Lieferungen desselben Lieferanten und derselben Erzeugungsfläche können Unternehmen auf bestehende Risikobewertungen aufbauen — müssen diese jedoch regelmäßig aktualisieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist die EUDR Sorgfaltspflicht?
Die EUDR Sorgfaltspflicht (Due Diligence) ist ein vierstufiger Prüfprozess nach Art. 8 der Verordnung (EU) 2023/1115. Unternehmen müssen Informationen über ihre Produkte sammeln, das Entwaldungsrisiko bewerten, bei Bedarf Maßnahmen ergreifen und eine rechtsverbindliche Sorgfaltserklärung abgeben — bevor das Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird.
Welche vier Schritte umfasst die EUDR Due Diligence?
Die vier Schritte sind: (1) Informationssammlung gemäß Art. 9, (2) Risikobewertung gemäß Art. 10, (3) Risikominderung gemäß Art. 11 bei nicht vernachlässigbarem Risiko und (4) Abgabe der Sorgfaltserklärung gemäß Art. 4. Erst nach Abschluss aller Schritte darf das Produkt in Verkehr gebracht werden.
Gilt die Sorgfaltspflicht auch für Händler?
Große Händler unterliegen denselben Sorgfaltspflichten wie Marktteilnehmer. KMU-Händler profitieren gemäß Art. 4 Abs. 8 von vereinfachten Pflichten: Sie müssen keine eigene Risikobewertung durchführen, sondern die Referenznummer der vorgelagerten Sorgfaltserklärung aufbewahren und weitergeben.
Wie lange müssen Unternehmen die Due-Diligence-Unterlagen aufbewahren?
Gemäß Art. 12 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2023/1115 müssen alle Unterlagen der Sorgfaltspflicht — einschließlich gesammelter Informationen, Risikobewertungen und Sorgfaltserklärungen — mindestens fünf Jahre ab dem Datum des Inverkehrbringens oder Exports aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn das Risiko nicht auf ein vernachlässigbares Niveau gesenkt werden kann?
Kann ein Unternehmen das Entwaldungs- oder Legalitätsrisiko trotz Risikominderungsmaßnahmen nicht auf ein vernachlässigbares Niveau senken, darf das betroffene Produkt nicht auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht oder exportiert werden. Das Unternehmen muss auf das Inverkehrbringen verzichten oder alternative Lieferquellen nutzen.