Sorgfaltserklärung nach EUDR: Was muss gemeldet werden?
Primary Keyword: EUDR Sorgfaltserklärung Secondary Keywords: EUDR Due Diligence Statement, EUDR Sorgfaltserklärung Inhalt, EUDR Meldepflicht, EUDR Erklärung abgeben, EUDR Informationssystem
Sorgfaltserklärung nach EUDR: Was muss gemeldet werden?
Zusammenfassung: Die EUDR Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement) ist eine rechtsverbindliche Erklärung, die Unternehmen über das EU-Informationssystem abgeben müssen, bevor sie EUDR-relevante Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringen oder exportieren. Dieser Artikel erklärt den Inhalt der Erklärung gemäß Anhang III, die Einreichung über das EU-Informationssystem, die Bedeutung der Referenznummer und die Konsequenzen bei falschen Angaben.
Die EUDR Sorgfaltserklärung ist der letzte Schritt im Due-Diligence-Prozess — und gleichzeitig die rechtliche Voraussetzung für den Marktzugang. Ohne eine gültige Erklärung darf kein betroffenes Produkt auf dem EU-Markt bereitgestellt werden. Art. 4 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2023/1115 stellt dieses Prinzip unmissverständlich klar: Die Erklärung muss vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr vorliegen.
Für Unternehmen, die Kaffee, Kakao, Soja, Holz und andere EUDR-Rohstoffe importieren oder handeln, ist die Sorgfaltserklärung damit das zentrale Compliance-Dokument. Wer die Anforderungen kennt und sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet Verzögerungen bei der Zollabfertigung und reduziert das Risiko von Sanktionen.
Was ist die EUDR Sorgfaltserklärung?
Die Sorgfaltserklärung — im englischen Verordnungstext als Due Diligence Statement bezeichnet — ist eine rechtsverbindliche Erklärung eines Unternehmens gegenüber den EU-Behörden. Sie bestätigt, dass:
- die Sorgfaltspflicht vollständig durchgeführt wurde,
- das Risiko der Entwaldung und Illegalität als vernachlässigbar eingestuft wurde,
- das Produkt die Anforderungen der EUDR erfüllt.
Die Rechtsgrundlage bilden Art. 4 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2023/1115. Der genaue Inhalt der Erklärung ist in Anhang III der Verordnung festgelegt.
Anders als eine freiwillige Selbstauskunft hat die Sorgfaltserklärung juristische Konsequenzen: Falsche oder unvollständige Angaben können Sanktionen nach Art. 25 nach sich ziehen — bis hin zu Geldbußen von 4 % des EU-weiten Jahresumsatzes.
Wann muss die Sorgfaltserklärung abgegeben werden?
Der Zeitpunkt ist klar geregelt: Die Erklärung muss vor dem Inverkehrbringen auf dem EU-Markt oder vor der Ausfuhr aus der EU eingereicht werden (Art. 4 Abs. 1–2). Ohne eine gültige Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem darf das Produkt nicht freigegeben werden.
Fristen nach Unternehmenstyp
| Unternehmenstyp | Anwendungsbeginn |
|---|---|
| Große Unternehmen (Marktteilnehmer und Nicht-KMU-Händler) | 30. Dezember 2025 |
| KMU (Marktteilnehmer und Händler) | 30. Juni 2026 |
Ab diesen Daten muss für jede Lieferung betroffener Produkte eine eigene Sorgfaltserklärung vorliegen. Es handelt sich nicht um eine einmalige Erklärung, sondern um eine wiederkehrende Pflicht pro Warensendung. Den vollständigen Fristenüberblick bietet der Beitrag EUDR Zeitplan und Fristen 2025/2026.
Was muss in der Sorgfaltserklärung stehen? (Anhang III)
Anhang III der Verordnung (EU) 2023/1115 definiert die Pflichtangaben der EUDR Sorgfaltserklärung. Die folgende Tabelle gibt einen vollständigen Überblick:
| Pflichtangabe | Beschreibung | Bezug |
|---|---|---|
| Unternehmensdaten | Name, Anschrift, EORI-Nummer und E-Mail des erklärenden Unternehmens | Anhang III Nr. 1 |
| Rolle des Erklärenden | Marktteilnehmer oder Händler (Operator/Trader) | Anhang III Nr. 2 |
| Produktbeschreibung | Handelsbezeichnung und vollständige Beschreibung des Erzeugnisses | Anhang III Nr. 3 |
| HS-Code | Zolltarifnummer gemäß Anhang II der EUDR | Anhang III Nr. 3 |
| Menge | Nettomasse (kg) und ggf. Volumen oder Stückzahl | Anhang III Nr. 4 |
| Herkunftsland | Land, in dem der Rohstoff erzeugt wurde | Anhang III Nr. 5 |
| Geolokalisierung | GPS-Punkt (≤ 4 ha) oder Polygon (> 4 ha) aller Erzeugungsflächen | Anhang III Nr. 6, Art. 2 Abs. 28 |
| Erzeuger-/Lieferantendaten | Name und Kontaktdaten der Erzeuger und Lieferanten | Anhang III Nr. 7 |
| Bestätigung Risikobewertung | Erklärung, dass eine Risikobewertung durchgeführt wurde | Anhang III Nr. 8 |
| Ergebnis: Vernachlässigbares Risiko | Bestätigung, dass das Risiko als vernachlässigbar eingestuft wurde | Anhang III Nr. 9 |
| Datum der Sorgfaltsprüfung | Zeitpunkt, zu dem die Due Diligence abgeschlossen wurde | Anhang III Nr. 10 |
Geolokalisierung: Das technisch anspruchsvollste Element
Die Geolokalisierungsdaten sind für viele Unternehmen der aufwändigste Bestandteil der Sorgfaltserklärung. Art. 2 Abs. 28 der Verordnung unterscheidet:
- Flächen ≤ 4 Hektar: Ein einzelner GPS-Punkt (Breitengrad, Längengrad) genügt.
- Flächen > 4 Hektar: Ein Polygon mit den Koordinaten des Flächenumrisses ist erforderlich.
Das vorgeschriebene Format ist GeoJSON nach RFC 7946 mit mindestens sechs Dezimalstellen. Diese Daten müssen von den Erzeugern in den Herkunftsländern bereitgestellt und vom meldenden Unternehmen in die Erklärung übernommen werden.
Das EU-Informationssystem (Art. 33)
Die Sorgfaltserklärung wird nicht per E-Mail, Brief oder Upload an eine Behörde geschickt. Art. 33 der Verordnung (EU) 2023/1115 schreibt die Einreichung über ein zentrales EU-Informationssystem vor. Die Europäische Kommission ist für dessen Einrichtung und Betrieb verantwortlich.
Funktionen des Informationssystems
Das EU-Informationssystem erfüllt mehrere Aufgaben:
- Einreichung: Marktteilnehmer und Händler geben ihre Sorgfaltserklärungen elektronisch über das System ab.
- Referenznummernvergabe: Jede eingereichte Erklärung erhält eine eindeutige Referenznummer, die das Produkt durch die gesamte Lieferkette begleitet.
- Behördenzugang: Zuständige Behörden in allen Mitgliedstaaten können Erklärungen einsehen, prüfen und für risikobasierte Kontrollen nutzen.
- Zollverknüpfung: Bei der Einfuhr prüfen Zollbehörden, ob eine gültige Erklärung mit der jeweiligen Referenznummer im System hinterlegt ist (Art. 24).
Die Referenznummer: Schlüssel zur Lieferkette
Die Referenznummer ist mehr als eine administrative Formalität. Sie stellt die Verbindung zwischen Produkt und Sorgfaltserklärung her und muss in der Lieferkette weitergegeben werden.
Konkret bedeutet das:
- Der Marktteilnehmer (Importeur) gibt die Erklärung ab und erhält die Referenznummer.
- Jeder nachfolgende Akteur — ob Händler, Verarbeiter oder Einzelhändler — muss diese Referenznummer aufbewahren und an seine Abnehmer weitergeben.
- KMU-Händler stützen sich auf die vorgelagerte Sorgfaltserklärung und müssen die Referenznummer als Nachweis aufbewahren (Art. 4 Abs. 8).
Fehlt die Referenznummer in der Lieferkette, kann das betroffene Produkt nicht nachweislich konform sein — mit entsprechenden Konsequenzen bei Behördenkontrollen.
Wer muss eine Sorgfaltserklärung abgeben?
Die Pflichten hängen von der Rolle des Unternehmens und seiner Größe ab. Die EUDR unterscheidet drei Konstellationen:
| Unternehmenstyp | Sorgfaltserklärung | Pflichtumfang |
|---|---|---|
| Marktteilnehmer (Art. 2 Abs. 15) | Eigene vollständige Erklärung | Vollständige Due Diligence (Art. 8–12) |
| Nicht-KMU-Händler (Art. 2 Abs. 16) | Eigene vollständige Erklärung | Vollständige Due Diligence wie Marktteilnehmer |
| KMU-Händler (Art. 4 Abs. 8) | Keine eigene Erklärung | Referenznummer des Vorlieferanten aufbewahren und weitergeben |
Marktteilnehmer und große Händler
Marktteilnehmer — also Unternehmen, die betroffene Produkte erstmals auf den EU-Markt bringen oder exportieren — tragen die volle Verantwortung. Sie müssen die gesamte Due Diligence durchführen und eine eigene Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem einreichen. Große Händler (Nicht-KMU) unterliegen denselben Anforderungen. Welche Unternehmen als Marktteilnehmer oder Händler gelten, erläutert der Beitrag Welche Unternehmen sind von der EUDR betroffen?.
KMU-Händler: Vereinfachte Pflichten
Händler, die als KMU eingestuft sind, müssen gemäß Art. 4 Abs. 8 keine eigene Sorgfaltserklärung abgeben. Sie können sich auf die Erklärung des vorgelagerten Marktteilnehmers stützen. Ihre Pflichten beschränken sich auf:
- Aufbewahrung der Referenznummer der vorgelagerten Sorgfaltserklärung
- Dokumentation der eigenen Lieferanten und Abnehmer
- Vorlage dieser Informationen auf Anfrage der zuständigen Behörden
Rechtsverbindlichkeit und Sanktionen
Die EUDR Sorgfaltserklärung ist kein unverbindliches Formular. Mit der Einreichung erklärt das Unternehmen rechtsverbindlich, dass das Produkt entwaldungsfrei und legal erzeugt wurde und dass die Sorgfaltspflicht ordnungsgemäß durchlaufen wurde.
Konsequenzen bei Verstößen (Art. 25)
Falsche, unvollständige oder fehlende Sorgfaltserklärungen können erhebliche Sanktionen nach sich ziehen:
- Geldbußen von bis zu 4 % des EU-weiten Jahresumsatzes
- Beschlagnahme der betroffenen Waren und der daraus erzielten Einnahmen
- Vorübergehendes Handelsverbot für betroffene Produkte
- Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen und Fördermitteln
Die Mitgliedstaaten setzen den Sanktionsrahmen in nationaler Gesetzgebung um. Die Verordnung legt dabei Mindeststandards fest — die tatsächlichen Bußgelder können im nationalen Recht höher ausfallen. Wie einzelne Länder die EUDR umsetzen, erfahren Sie etwa im Beitrag zur EUDR-Umsetzung in Deutschland.
Dokumentation und Aufbewahrung (Art. 12)
Die Sorgfaltserklärung selbst ist nur ein Teil der Dokumentationspflicht. Art. 12 Abs. 1 verlangt, dass Unternehmen sämtliche Unterlagen der Sorgfaltsprüfung mindestens fünf Jahre aufbewahren:
- Die abgegebene Sorgfaltserklärung einschließlich Referenznummer
- Alle im Rahmen der Informationssammlung erhobenen Daten
- Die Dokumentation der Risikobewertung mit Ergebnis
- Nachweise über ergriffene Risikominderungsmaßnahmen
- Geolokalisierungsdaten im GeoJSON-Format
Die fünfjährige Frist beginnt mit dem Datum des Inverkehrbringens oder Exports. Diese Unterlagen müssen den zuständigen Behörden jederzeit auf Verlangen vorgelegt werden können.
So bereiten Sie sich jetzt vor
Das EU-Informationssystem befindet sich in der Einrichtungsphase. Unternehmen können die Wartezeit nutzen, um ihre internen Prozesse aufzubauen und die notwendigen Daten zu beschaffen.
Empfohlene Vorbereitungsschritte
- Betroffenheit klären: Prüfen Sie, welche Ihrer Produkte unter die EUDR fallen — anhand der HS-Codes in Anhang II. Der Beitrag Was ist die EUDR? bietet einen Einstieg.
- Rolle bestimmen: Klären Sie, ob Ihr Unternehmen als Marktteilnehmer, Nicht-KMU-Händler oder KMU-Händler gilt. Die jeweiligen Pflichten unterscheiden sich erheblich.
- Lieferantendaten sammeln: Fordern Sie frühzeitig Geolokalisierungsdaten, Erzeugerinformationen und Herkunftsnachweise bei Ihren Lieferanten an. Gerade bei komplexen Lieferketten kann die Datenbeschaffung Monate dauern.
- GeoJSON-Dateien erstellen: Wandeln Sie die GPS-Koordinaten Ihrer Erzeugungsflächen in EUDR-konforme GeoJSON-Dateien um — mit mindestens sechs Dezimalstellen und im richtigen Koordinatensystem (WGS 84).
- Internes Archivierungssystem aufbauen: Richten Sie ein System zur fünfjährigen Aufbewahrung aller Due-Diligence-Unterlagen ein. Eine strukturierte Ablage erleichtert spätere Behördenprüfungen.
- Verantwortlichkeiten definieren: Bestimmen Sie, wer im Unternehmen die Sorgfaltserklärung vorbereitet und im EU-Informationssystem einreicht.
Eine ausführliche Anleitung zum Ausfüllen der Erklärung im EU-Informationssystem finden Sie im Beitrag EUDR Sorgfaltserklärung Schritt für Schritt ausfüllen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist eine EUDR Sorgfaltserklärung?
Die EUDR Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement) ist eine rechtsverbindliche Erklärung gemäß Art. 4 der Verordnung (EU) 2023/1115. Mit ihr bestätigt ein Unternehmen, dass ein Produkt die EUDR-Anforderungen erfüllt — es entwaldungsfrei und legal erzeugt wurde und die Sorgfaltspflicht ordnungsgemäß durchlaufen wurde. Die Erklärung muss über das EU-Informationssystem abgegeben werden, bevor das Produkt auf den EU-Markt gelangt.
Welche Angaben muss die Sorgfaltserklärung enthalten?
Anhang III der Verordnung (EU) 2023/1115 definiert die Pflichtangaben. Dazu gehören: Unternehmensdaten, Produktbeschreibung mit HS-Code, Menge, Herkunftsland, Geolokalisierungsdaten aller Erzeugungsflächen (GPS-Punkt oder Polygon), Erzeuger- und Lieferantendaten, die Bestätigung der durchgeführten Risikobewertung und deren Ergebnis sowie das Datum der Sorgfaltsprüfung.
Was ist die Referenznummer der Sorgfaltserklärung?
Jede im EU-Informationssystem eingereichte Sorgfaltserklärung erhält eine eindeutige Referenznummer. Diese Nummer begleitet das Produkt durch die gesamte Lieferkette. Nachfolgende Händler müssen die Referenznummer aufbewahren und weitergeben. Zollbehörden prüfen bei der Einfuhr, ob eine gültige Erklärung unter dieser Nummer vorliegt.
Müssen KMU-Händler eine eigene Sorgfaltserklärung abgeben?
Nein. KMU-Händler profitieren gemäß Art. 4 Abs. 8 von vereinfachten Pflichten. Sie müssen keine eigene Sorgfaltserklärung einreichen, sondern die Referenznummer der vorgelagerten Erklärung aufbewahren und an ihre Abnehmer weitergeben. Die Pflicht zur fünfjährigen Dokumentation (Art. 12) gilt aber auch für KMU-Händler.
Was droht bei einer falschen oder fehlenden Sorgfaltserklärung?
Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/1115 sieht Sanktionen vor, die wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen. Dazu gehören Geldbußen von bis zu 4 % des EU-weiten Jahresumsatzes, die Beschlagnahme betroffener Waren, ein vorübergehendes Handelsverbot und der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen. Die konkrete Höhe legen die Mitgliedstaaten fest.